Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

TVEIT.NET, org.nr. 996 744 582, 5099 Bergen, Norge, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom nettstedet ProAktsom.no og tjenesten. Henvendelser om personvern sendes til [email protected].

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler følgende kategorier personopplysninger:

• Kontaktskjema: navn, e-postadresse, eventuelt bedriftsnavn og fritekst. Brukes utelukkende for å besvare henvendelsen.
• Kundekonto: e-postadresse, navn og aktivitet i tjenesten (innlogginger, handlinger). Nødvendig for drift, sikkerhet og support.
• Leverandørskjema: kontaktopplysninger og svar fra leverandører som fyller ut aktsomhetsskjema på vegne av en kunde. Behandles etter kundens instruksjon (TVEIT.NET er databehandler for kunden).

Ved bruk av tjenesten skal det foreligge databehandleravtale mellom kunden og TVEIT.NET etter GDPR art. 28. Standard mal utleveres ved henvendelse til [email protected].

3. Behandlingsgrunnlag

• Kontaktskjema: berettiget interesse i å besvare henvendelser (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f).
• Kundekonto og tjenesten: oppfyllelse av avtale med kunden (art. 6 nr. 1 bokstav b).
• Leverandørskjema: oppfyllelse av kundens forpliktelser etter åpenhetsloven, basert på avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b) og berettiget interesse.

4. Databehandlere og tredjeparter

Vi benytter følgende underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne:

• Mailgun Technologies (EU-region): utsending av e-post (skjemabekreftelser, leverandørskjema, varsler). Data behandles innenfor EU/EØS.
• Google Cloud Platform (Europe): lagring av filer og dokumenter knyttet til aktsomhetsprosessen, samt generering av AI-utkast til tekst i redegjørelsen når kunden selv ber om det (utkastet må godkjennes manuelt av kunden før bruk). Data behandles i europeiske datasentre.
• Databaseleverandør: lagring av strukturerte data i tjenesten. Konfigurert i samme infrastruktur som øvrig databehandling.

Vi inngår databehandleravtaler med alle underleverandører som behandler personopplysninger. Ingen opplysninger overføres til tredjeland utenfor EU/EØS uten tilstrekkelig overføringsgrunnlag.

5. Lagringstid

• Kontakthenvendelser: slettes når saken er avsluttet og det ikke lenger er behov for å beholde korrespondansen, normalt innen 12 måneder.
• Kundekontoer: beholdes så lenge abonnementet er aktivt og slettes etter avtalt tid følgende oppsigelse.
• Leverandørdata: beholdes i henhold til kundens instruksjon og åpenhetslovens krav til dokumentasjon.

6. Dine rettigheter

Etter personopplysningsloven og GDPR har du følgende rettigheter:

• Innsyn: du kan be om kopi av opplysningene vi har om deg.
• Retting: du kan kreve at feilaktige opplysninger rettes.
• Sletting: du kan be om at opplysninger slettes, med mindre vi har rettslig plikt til å beholde dem.
• Begrensning: du kan i visse tilfeller kreve at behandlingen begrenses.
• Dataportabilitet: du kan be om å få opplysninger utlevert i et maskinlesbart format der dette følger av loven.
• Innsigelse: du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse.

Henvendelser om rettigheter sendes til [email protected]. Vi svarer innen 30 dager. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

7. Informasjonskapsler

Innlogget del av tjenesten bruker informasjonskapsler og sesjonstoken som er nødvendige for autentisering og sikker pålogging. Disse er teknisk nødvendige og krever ikke samtykke. Vi benytter ikke analyse- eller markedsføringskapsler uten at dette er opplyst særskilt.

8. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Vesentlige endringer varsles via nettstedet eller e-post til registrerte kunder. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på denne siden.

9. Kontakt

Spørsmål om personvern rettes til [email protected] eller via kontaktskjemaet.