Hva gjør du når leverandøren ikke svarer?

Før dere purrer, er det verdt å bruke to minutter på årsaken. I praksis fordeler ikke-svarene seg nesten alltid på fire grupper, og tre av dem løses uten konflikt.

• Feil mottaker. E-posten gikk til en generisk postkasse eller til en selger som ikke vet hva et aktsomhetsskjema er.
• Uklar hensikt. Mottakeren forstår ikke om dette er en revisjon, et salgsfremstøt eller noe som kan ignoreres.
• Ingen frist eller konsekvens. Uten dato havner henvendelsen nederst i bunken hver gang.
• Bevisst taushet. Leverandøren vil ikke oppgi underleverandører eller forhold i egen produksjon. Dette er den minste gruppen – og den mest interessante.

1. 1

   Verifiser at henvendelsen faktisk kom fram

   Sjekk at e-postadressen er riktig og at meldingen ikke er avvist eller filtrert. Hent kontaktpersonen fra siste bestilling eller kontrakt i stedet for fra en generisk postkasse.

2. 2

   Purr én gang skriftlig med ny frist

   Gjenta hensikten i to setninger, sett en konkret dato, og skriv hva som skjer hvis dere ikke hører noe. Legg ved skjemaet på nytt slik at mottakeren slipper å lete i gammel e-post.

3. 3

   Ring kontaktpersonen

   En telefonsamtale løser en stor andel av de gjenstående. Ofte er svaret at skjemaet ligger hos noen andre, eller at leverandøren er usikker på hva som skal fylles ut. Avtal ny frist i samtalen og bekreft den skriftlig etterpå.

4. 4

   Eskaler til den som eier kundeforholdet

   Be innkjøper, prosjektleder eller kontraktseier hos dere ta det videre med sin motpart. Henvendelsen får en helt annen tyngde når den kommer fra den som legger inn bestillingene.

5. 5

   Vurder leverandøren på det dere faktisk vet

   Etter siste frist skal leverandøren vurderes uansett – på grunnlag av land, bransje, hva som kjøpes og manglende dokumentasjon. Manglende svar trekker vurderingen opp, ikke ned, og det skal framgå at informasjonen mangler.

6. 6

   Beslutt konsekvens og dokumenter den

   Vanlige utfall er: krav om svar som vilkår ved neste kontraktsfornyelse, stans i nye bestillinger inntil svar foreligger, eller – ved høy risiko og fortsatt taushet – vurdering av å avslutte forholdet. Skriv ned hva som ble besluttet, av hvem og når.

Den største feilen er å la leverandøren stå uvurdert fordi skjemaet ikke er besvart. Da mangler dere ikke bare informasjon – dere mangler også vurderingen, og det er vurderingen loven krever.

En leverandør uten svar skal vurderes på det dere har: produksjonsland, bransje, hva dere kjøper, hvor lenge forholdet har vart og hva som eventuelt er kjent fra åpne kilder. Konklusjonen kan godt bli «middels risiko, mangelfullt opplyst» – så lenge det står svart på hvitt at dokumentasjonen mangler og hva dere gjør med det.

Svarprosent er i hovedsak et innkjøpsproblem. De virksomhetene som får høy svarprosent, har som regel gjort ett grep: de har lagt aktsomhetskravene inn i avtalen, slik at det å svare er en plikt og ikke en tjeneste.

• Plikt til å besvare aktsomhetsspørsmål innen en gitt frist, minst årlig
• Plikt til å opplyse om underleverandører for leveransen, og om endringer i disse
• Plikt til å varsle om alvorlige hendelser knyttet til arbeidsforhold og menneskerettigheter
• Rett for dere til å be om dokumentasjon, og til å avslutte avtalen ved vesentlige, uopprettede brudd

For eksisterende avtaler tas dette inn ved neste fornyelse. Å oppdatere standard innkjøpsvilkår én gang gir bedre uttelling enn å purre hundre ganger.

Svarprosenten hører hjemme i redegjørelsen, og den skal være riktig. Tilsynet og leserne reagerer ikke på at tallet er lavt det første året – de reagerer på tall som ikke er etterprøvbare, eller på beskrivelser som utelater at store deler av registeret ikke er opplyst.

• Hvor mange leverandører som fikk skjema, og hvor mange som svarte
• Hva dere gjorde med de som ikke svarte – purring, telefon, eskalering
• Hvordan disse leverandørene ble vurdert i mangel av svar
• Hvilke grep som er besluttet for å øke svarprosenten neste periode

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål og svar