Slik dokumenterer du at tiltak faktisk virker

Redegjørelsen etter §5 skal blant annet inneholde tiltak virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko – og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene. Det siste leddet er det som skiller en redegjørelse fra en tiltaksliste.

Kravet er ikke at alle tiltak skal ha målbar effekt allerede første år. Kravet er at dere sier hva dere forventer å oppnå, og senere hva som faktisk skjedde. Da blir også neste års redegjørelse vesentlig enklere å skrive.

Nesten alle svake tiltaksbeskrivelser blander sammen tre nivåer. Å skille dem er det enkleste grepet for å heve kvaliteten på dokumentasjonen.

1. 1

   Knytt tiltaket til en konkret risiko

   Skriv hvilken risiko hos hvilken leverandør tiltaket skal håndtere. Tiltak som ikke kan spores til et funn, er vanskelige å prioritere og umulige å evaluere.

2. 2

   Beskriv hva som skal være annerledes

   Formuler ønsket tilstand i én setning: «arbeidstakerne har skriftlige kontrakter på et språk de forstår» er etterprøvbart, «bedre arbeidsforhold» er det ikke.

3. 3

   Velg indikator og bevis før dere starter

   Bestem hva dere skal se på for å avgjøre om tiltaket virket, og hvilken dokumentasjon dere vil be om. Dette er det steget som oftest hoppes over – og det er det som gjør resten mulig.

4. 4

   Sett ansvarlig, frist og status

   Én navngitt person hos dere, én dato, og en status som oppdateres: planlagt, pågår, utført eller avbrutt. Avbrutte tiltak skal ikke slettes – begrunnelsen for at noe ble stoppet er også dokumentasjon.

5. 5

   Samle bevis underveis

   Lagre dokumentasjonen på leverandøren når den kommer inn, ikke i en e-posttråd. Noter kilde og dato, og hvem som har kontrollert den.

6. 6

   Konkluder og oppdater risikovurderingen

   Vurder om effekten er oppnådd, delvis oppnådd eller uteblitt, og skriv en kort begrunnelse. Oppdater risikonivået på leverandøren – et tiltak som virker, skal kunne ses i vurderingen.

Indikatoren trenger ikke være avansert. Den må bare være mulig å hente inn igjen om tolv måneder, av en annen person enn den som satte den.

Et tiltak uten effekt er ikke en fiasko som skal skjules – det er et funn. OECDs modell forutsetter at virksomheten evaluerer og justerer, og en redegjørelse som beskriver hva som ikke fungerte og hva som ble gjort i stedet, framstår mer troverdig enn en som bare rapporterer suksess.

• Var tiltaket rettet mot riktig årsak? Krav om code of conduct løser ikke lønnsproblemer som skyldes prisen dere selv betaler.
• Hadde dere nok innflytelse? Er dere en liten kunde, kan samarbeid med andre kunder eller et bransjeinitiativ gi mer enn nok en e-post.
• Bidro deres egne innkjøpsrutiner til problemet? Korte leveringsfrister og sene endringer er en kjent driver for ulovlig overtid.
• Trengs det utbedring, ikke bare forebygging? Er skaden allerede skjedd, skal dere også vurdere gjenoppretting overfor de berørte.

Målet er noen få avsnitt som er konkrete nok til at en leser skjønner hva som faktisk skjedde. Formen kan være enkel:

• Hvilket funn tiltaket svarer på
• Hva tiltaket består i, og hvem det gjelder
• Status og resultat så langt – også når resultatet uteble
• Hva som er forventet effekt, og når det følges opp neste gang

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål og svar