Slik vurderer du en ny leverandør

Den vanligste feilen er ikke at virksomheter hopper over leverandørvurderingen – det er at de gjør den for sent. Når kontrakten er signert, leveransen er i gang og alternativene er borte, er «vi stiller krav til deg» en langt svakere posisjon enn «vi stiller krav for å inngå avtale».

Legg vurderingen inn i innkjøpsprosessen som et eget steg mellom tilbudsevaluering og kontraktsignering. For små, gjentakende kjøp holder det med en forenklet variant, men den skal fortsatt være dokumentert.

1. 1

   Registrer grunndata og hva dere kjøper

   Navn, organisasjonsnummer eller LEI, land der varen eller tjenesten faktisk produseres, bransje og forventet årlig innkjøpsvolum. Produksjonsland er viktigere enn fakturaadressen: en norsk grossist kan levere varer produsert et helt annet sted.

2. 2

   Sett en foreløpig risikoprofil på land og bransje

   Bruk anerkjente kilder framfor magefølelse – for eksempel Transparency Internationals korrupsjonsindeks for land, og kjente høyrisikobransjer som tekstil, bygg og anlegg, landbruk, elektronikk, gruvedrift og renhold. Profilen bestemmer hvor dypt dere går videre.

3. 3

   Screen mot sanksjonslister

   Sjekk selskapet og sentrale eiere mot sanksjons- og PEP-lister. Et treff betyr ikke automatisk at leverandøren er uaktuell, men det må undersøkes og begrunnes før dere går videre.

4. 4

   Send ut et standardisert aktsomhetsskjema

   Bruk det samme skjemaet til alle: etiske retningslinjer, varslingskanal, menneskerettighetspolicy, egen oppfølging av underleverandører og hvem som er kontaktperson. Sett en svarfrist og si hva som skjer hvis skjemaet ikke besvares.

5. 5

   Vurder svarene mot risikoprofilen

   Et tynt svar fra en norsk regnskapsleverandør er sjelden et problem. Det samme svaret fra en tekstilprodusent i et høyrisikoland er det. Konkluder med et risikonivå, og skriv én til tre setninger om hvorfor – det er begrunnelsen, ikke tallet, som har verdi senere.

6. 6

   Beslutt, dokumenter og sett neste kontrollpunkt

   Godkjenn, godkjenn med vilkår, eller avslå. Ved vilkår: skriv hvilket tiltak som gjelder, hvem som er ansvarlig og når det skal være gjennomført. Sett samtidig dato for når vurderingen skal fornyes – typisk etter tolv måneder, tidligere ved høy risiko.

Skjemaer som spør «overholder dere alle relevante lover?» gir alltid ja. Spørsmål som ber om et konkret dokument, en beskrivelse eller et tall, gir informasjon dere kan bruke.

• Har dere etiske retningslinjer, og kan vi få dem tilsendt? Etterspør dokumentet – ikke bare bekreftelsen.
• Hvordan kan deres ansatte varsle om kritikkverdige forhold? Be om kanalen konkret: telefonnummer, e-postadresse, tillitsvalgtordning.
• Hvem er deres underleverandører for denne leveransen, og i hvilke land produseres varene? Dette er spørsmålet som oftest avdekker ny risiko.
• Har dere selv gjennomført aktsomhetsvurderinger, og hva fant dere? Et ærlig «vi har funnet avvik og retter dem» er et bedre svar enn et blankt «ingen problemer».
• Er dere omfattet av åpenhetsloven, og har dere publisert redegjørelse? Er svaret ja, kan dere lese den – den er offentlig.

Loven krever at innsatsen står i forhold til risikoen. Det betyr at de fleste leverandører skal vurderes raskt, og at noen få skal vurderes grundig. Tabellen under er utgangspunktet vi anbefaler kunder å starte med, og som kan justeres etter egen bransje.

To forhold trekker en leverandør oppover uavhengig av land og bransje: hvor kritisk leveransen er for dere, og hvor stor andel av leverandørens omsetning dere står for. Det siste avgjør hvor stor innflytelse dere faktisk har til å kreve endring.

Testen er enkel: kan en person som ikke var med på vurderingen, forstå hva dere gjorde og hvorfor – ett år senere? Da holder dokumentasjonen både for redegjørelsen, for styret og for et eventuelt tilsyn.

• Hvilken informasjon dere innhentet, og fra hvem
• Hvilket risikonivå dere kom fram til, med en kort begrunnelse
• Hvilke tiltak som eventuelt ble besluttet, med ansvarlig og frist
• Dato for vurderingen og dato for neste gjennomgang
• Hvem som besluttet – navn, ikke bare «innkjøp»

• Vurderer fakturaadressen i stedet for produksjonslandet. Importørens norske adresse sier ingenting om forholdene der varen faktisk lages.
• Behandler alle likt. Samme dybde på alle leverandører gir enten for mye arbeid på lav risiko eller for lite på høy.
• Stopper ved «leverandøren har code of conduct». Et signert dokument er et utgangspunkt, ikke et resultat. Se hvordan du dokumenterer at tiltak virker.
• Lagrer vurderingen i en e-posttråd. Den finnes ikke igjen når den trengs, og den kan ikke telles i redegjørelsen.

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål og svar