Slik håndterer du et informasjonskrav etter åpenhetsloven

Etter §6 har enhver ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser etter aktsomhetsvurderingene. Det omfatter både generell informasjon om arbeidet deres og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste dere tilbyr.

Det siste overrasker mange: et spørsmål kan gjelde ett bestemt produkt – «hvor og under hvilke forhold er denne jakken sydd?» – og da holder det ikke å vise til den generelle redegjørelsen.

• Kravet må være skriftlig, men det er ingen formkrav utover det. E-post, kontaktskjema og brev teller likt.
• Avsenderen trenger ikke oppgi noen begrunnelse eller interesse i saken.
• Kravet kan gjelde både leverandørkjeden og forretningspartnere.
• Retten gjelder informasjon – ikke innsyn i alle underliggende dokumenter.

1. 1

   Registrer kravet samme dag

   Noter dato mottatt, hvem som spør, hvilken kanal det kom i, og hva som etterspørres. Dato mottatt er det viktigste feltet – det er den fristen alt annet regnes fra.

2. 2

   Avklar hva kravet gjelder

   Er det generelt, eller knyttet til en bestemt vare eller tjeneste? Er spørsmålet uklart, be om presisering raskt – og husk at fristen fortsatt løper mens dere venter.

3. 3

   Vurder om noe kan eller må holdes tilbake

   Gå gjennom avslagsgrunnene, og husk at kjente faktiske menneskerettighetsbrudd uansett skal opplyses. Vurder også om deler av svaret kan gis selv om noe unntas – et delvis svar er nesten alltid bedre enn et avslag.

4. 4

   Hent informasjonen fra det arbeidet dere allerede har gjort

   Redegjørelsen, risikovurderingene, tiltaksregisteret og leverandøroversikten dekker det meste. Er kravet knyttet til et bestemt produkt, hentes opplysningene fra vurderingen av den aktuelle leverandøren.

5. 5

   Skriv svaret slik at det kan leses av utenforstående

   Kravet er at informasjonen skal være dekkende og forståelig. Unngå interne forkortelser og henvisninger til systemer mottakeren ikke kjenner. Er noe usikkert eller ikke kartlagt, si det – og si hva dere gjør med det.

6. 6

   Kvalitetssikre og send innen fristen

   La en person til lese gjennom, særlig hvis svaret berører en konkret leverandør. Send skriftlig, i samme kanal som kravet kom, og bekreft gjerne mottak underveis.

7. 7

   Arkiver krav og svar sammen

   Lagre spørsmål, svar, dato og hvem som besvarte. Loggen er dokumentasjonen på at fristen ble holdt, og den gir gjenbruk til neste krav – de fleste spørsmålene gjentar seg.

Et godt svar er sjelden langt. Det er konkret om hva dere har gjort, ærlig om hva dere ikke vet, og tydelig på hva som skjer videre.

• Kort om virksomheten og hva slags leverandørkjede dere har
• Hvordan aktsomhetsvurderingene gjennomføres, og hvem som er ansvarlig
• Hva som er avdekket av faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko
• Hvilke tiltak som er iverksatt, og hva resultatet er så langt
• Svar på det konkrete spørsmålet, dersom kravet gjelder en bestemt vare eller tjeneste
• Lenke til redegjørelsen – som supplement, ikke som hele svaret

Et krav kan avslås på fire grunnlag etter §6 annet ledd. Avslag bør likevel være unntaket: terskelen er lav for å gi et delvis svar, og et avslag som ikke er riktig håndtert, er i seg selv et brudd på loven.

1. Kravet gir ikke tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva det gjelder
2. Kravet er åpenbart urimelig
3. Informasjonen gjelder noens personlige forhold
4. Informasjonen gjelder tekniske innretninger, framgangsmåter eller andre drifts- og forretningsforhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår

I tillegg er informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverkloven, unntatt. Men igjen: kjente faktiske brudd på grunnleggende menneskerettigheter skal opplyses uansett.

Virksomheter som håndterer informasjonskrav uten stress, har som regel gjort fire enkle grep i forkant.

• Én synlig kontaktadresse for henvendelser etter åpenhetsloven, publisert sammen med redegjørelsen
• Én navngitt ansvarlig med en navngitt stedfortreder for ferier og fravær
• En logg med mottaksdato, frist, status og lenke til svaret
• En svarmal med faste avsnitt som bare trenger tilpasning per krav

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål og svar