Praktisk guide

Slik bygger du et årshjul for åpenhetsloven

De fleste virksomheter oppdager i mai at aktsomhetsvurderingene ikke er gjort, at halvparten av leverandørene ikke har svart, og at styret skal signere før 30. juni. Løsningen er ikke å jobbe raskere i juni, men å flytte arbeidet dit det hører hjemme i året.

Oppdatert 3. august 2026To timer å sette opp – deretter styrer kalenderen

Kort fortalt

Publiseringen 30. juni er en leveranse, ikke en arbeidsperiode. Selve jobben skjer fra august til april.
Send aktsomhetsskjema om vinteren. Utsendelse i mai gir lav svarprosent og ingen tid til purring.
Sett styrebehandlingen i kalenderen i september for året etter – styrekalendere fylles opp tidlig.
Redegjørelsen skal signeres etter reglene i regnskapsloven §3-5 og gjøres lett tilgjengelig på nettsidene.
Tre ting kan ikke vente på årshjulet: nye leverandører, informasjonskrav med tre ukers frist, og hendelser.

Hvorfor vårrushet gjentar seg

Åpenhetsloven har én synlig dato, og den skaper en systematisk feil: arbeidet blir behandlet som et rapporteringsprosjekt i andre kvartal, i stedet for som en løpende prosess. Konsekvensen er forutsigbar. Skjemaene sendes for sent til at purring hjelper, tiltakene rekker ikke å få effekt før de skal beskrives, og styret får redegjørelsen til signatur uten reell mulighet til å behandle innholdet.

Loven krever dessuten at aktsomhetsvurderingene utføres regelmessig, og at redegjørelsen oppdateres ved vesentlige endringer i risikovurderingene – ikke bare én gang i året. Et årshjul er den enkleste måten å gjøre det kravet operativt på.

Årshjulet måned for måned

Forslaget under forutsetter kalenderår som regnskapsår. Har dere avvikende regnskapsår, ligger publiseringsfristen fortsatt fast på 30. juni – men styrebehandlingen må tilpasses egen møteplan.

Periode	Hovedoppgave	Konkret leveranse
August–september	Evaluer forrige runde og rydd i registeret	Oppdatert leverandørregister fra regnskapssystemet, liste over vurderinger som utløper, styremøtedato satt for juni
Oktober–november	Oppdater risikobildet og prioriteringen	Gjennomgang av land-, bransje- og produktrisiko, ny inndeling i høy, middels og lav risiko
Desember–januar	Send aktsomhetsskjema	Skjema ute hos alle som skal vurderes i år, med svarfrist i februar
Februar–mars	Purr, følg opp og vurder	Purringer gjennomført, svar vurdert, risikonivå satt med begrunnelse på hver leverandør
Mars–april	Beslutt og start tiltak	Tiltak med ansvarlig og frist, dialog med prioriterte leverandører, interessentdialog dokumentert
April–mai	Skriv redegjørelsen	Utkast etter åpenhetsloven §5 med organisering, funn, tiltak og resultater – klar til intern gjennomgang
Mai	Kvalitetssikre og forankre i ledelsen	Gjennomlest av en som ikke skrev den, tall kontrollert mot registeret, ledelsen har godkjent
Juni	Styrebehandling, signatur og publisering	Signert redegjørelse publisert på nettsidene senest 30. juni, og henvisning i årsberetningen

Hvorfor skjema i desember–januar?

Utsendelse rundt årsskiftet gir to purrerunder før påske, og svarene kommer i god tid før redegjørelsen skal skrives. Sendes skjemaet i april, blir svarprosenten lav, purringen halvhjertet – og redegjørelsen ender med formuleringer som «vi har ikke mottatt indikasjoner på negative forhold».

Styrebehandling og signatur

Redegjørelsen skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven §3-5 – det vil si av styret og daglig leder, på samme måte som årsregnskapet. Det er derfor styrebehandlingen ikke kan improviseres i siste uke av juni.

Sett datoen i september året før – gjerne samme møte som behandler årsregnskapet
Send utkastet minst to uker før møtet, sammen med en kort oppsummering av funn og tiltak
Legg fram det som ikke er ferdig, ikke bare det som er ferdig – styret skal kunne prioritere ressursene neste år
Protokollfør beslutningen, og noter datoen for styregodkjenning sammen med redegjørelsen
Husk at årsberetningen skal opplyse hvor redegjørelsen er tilgjengelig

Publisering er mer enn en PDF på serveren

Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider. I praksis betyr det en fast, forutsigbar plassering – typisk i bunnmenyen eller under «om oss» – og ikke en fil som bare kan nås via søk.

Det som ikke kan vente på årshjulet

Tre ting har sin egen klokke og må håndteres når de oppstår, uavhengig av hvor dere er i året.

Nye leverandører. Vurderingen hører hjemme før kontrakten signeres. Se slik vurderer du en ny leverandør.
Informasjonskrav etter §6. Fristen er tre uker fra kravet er mottatt – og den bryr seg ikke om ferieavvikling. Se slik håndterer du et informasjonskrav.
Hendelser og varsler. Alvorlige funn utløser vurdering, tiltak og eventuell gjenoppretting med en gang, og kan kreve at redegjørelsen oppdateres utenom syklusen.

Fem steg for å sette opp årshjulet første gang

1
Plasser de faste datoene først
30. juni for publisering, styremøtet i juni, og generalforsamling eller årsregnskapsbehandling. Alt annet legges bakover fra disse.
2
Sett navn på hver oppgave
En oppgave uten navngitt eier blir ikke gjort. Fordel gjerne slik: innkjøp eier leverandørdialogen, økonomi eier registeret og tallene, og en utpekt ansvarlig eier prosessen og redegjørelsen.
3
Beslutt gyldighetstid på vurderingene
Tolv måneder er vanlig for lav og middels risiko, kortere for høy. Gyldighetstiden er det som avgjør hvor mange leverandører som må vurderes på nytt hvert år – og dermed hvor stort arbeidet blir.
4
Legg oppgavene inn i et system som varsler
Kalenderinvitasjoner til deg selv holder sjelden gjennom et år med utskiftninger. Bruk et sted der frister, status og ansvar er synlig for flere enn én person.
5
Evaluer i august, ikke i juli
Rett etter publisering er det ferskt hva som gikk galt. Skriv ned tre forbedringer, og legg dem inn i neste års hjul med en gang.

Årshjulet innebygd

ProAktsom holder oversikt over hvilke vurderinger som utløper, hvem som mangler svar før fristen, hvilke tiltak som forfaller, og hvor mange dager det er igjen til 30. juni. Styregodkjenning og ansvarlig registreres under forankring, og status og mål for året følger med inn i redegjørelsen etter §5.

Se hvordan fristene følges opp

Årshjul for en liten organisasjon

Er dere en virksomhet som nettopp har passert tersklene, og hvor én person har dette ved siden av alt annet, kan hjulet forenkles kraftig uten å bryte med kravene.

Én halv dag i oktober: oppdater registeret og prioriteringen
Én halv dag i januar: send skjema til alle som skal vurderes
To timer i februar og mars: purring og gjennomgang av svar
Én dag i april: vurderinger, tiltak og utkast til redegjørelse
To timer i juni: styrebehandling, signatur og publisering

Det er omtrent tre arbeidsdager i året for en virksomhet med et oversiktlig leverandørbilde – fordelt slik at ingen av dem faller i juni. Les mer om åpenhetsloven for mindre virksomheter.

Ofte stilte spørsmål

Spørsmål og svar

Når må redegjørelsen publiseres?

Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Den skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider, og årsberetningen skal opplyse hvor den er tilgjengelig.

Hvem må signere redegjørelsen?

Redegjørelsen skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven §3-5, altså av samtlige styremedlemmer og daglig leder. Planlegg derfor styrebehandlingen i god tid før 30. juni.

Må vi gjøre aktsomhetsvurderinger oftere enn én gang i året?

Ja. Vurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, art, kontekst og risiko. Nye leverandører, vesentlige endringer i leverandørkjeden og hendelser utløser vurdering utenom den årlige syklusen.

Når bør aktsomhetsskjemaet sendes ut?

Desember til januar fungerer best for de fleste. Da rekker dere to purrerunder, og svarene foreligger før redegjørelsen skal skrives i april. Utsendelse i april eller mai gir lav svarprosent og lite tid til oppfølging.

Hva om vi oppdager noe alvorlig etter at redegjørelsen er publisert?

Da skal forholdet håndteres med en gang gjennom tiltak og eventuell gjenoppretting, og redegjørelsen skal oppdateres ved vesentlige endringer i risikovurderingene – dere trenger altså ikke vente til neste 30. juni.

Slik bygger du et leverandørregister fra regnskapssystemet

Reskontroen er den beste kilden til et komplett leverandørregister. Slik henter du ut listen, rydder den og får den inn i et format som tåler aktsomhetsvurdering.

Slik prioriterer du blant hundrevis av leverandører

Med 500 leverandører kan dere ikke gå like grundig gjennom alle. Slik setter dere en risikobasert prioritering som tåler etterprøving – og som kan beskrives i redegjørelsen.

Slik håndterer du et informasjonskrav etter åpenhetsloven

Enhver kan kreve informasjon om aktsomhetsarbeidet deres, og fristen er tre uker. Slik registrerer, besvarer og dokumenterer dere et innsynskrav – og når det kan avslås.

Frist for åpenhetsredegjørelse

30. juni, tidslinje og konsekvenser ved for sen levering.

Alle ressurser

Kilder

Vil dere slippe vårrushet neste år?

ProAktsom viser hvilke vurderinger som utløper, hvem som mangler svar og hvor lenge det er til 30. juni – slik at arbeidet fordeles utover året.

Ta gratis sjekk Book en demo